Qu’est-ce qu’une API et dans quels cas l’utiliser en entreprise ?

Qu’est-ce qu’une API ?

API signifie Application Programming Interface, ou interface de programmation d’application en français.

Une API définit un ensemble de règles qui permettent à un logiciel d’interagir avec un autre logiciel de manière structurée. Au lieu qu’une personne ouvre une application, recherche une information puis la saisisse manuellement dans un second outil, une application peut demander directement cette information à l’autre système lorsque celui-ci prévoit ce type d’échange.

On peut donc considérer une API comme une interface destinée aux logiciels.

Une interface utilisateur permet à une personne d’utiliser une application à travers des boutons, des formulaires ou des menus. Une API permet à une autre application d’accéder à certaines données ou fonctionnalités selon des règles définies.

Une API ne donne donc pas nécessairement accès à tout un logiciel. Elle expose uniquement les informations et opérations prévues par sa conception et les droits accordés à l’application qui l’utilise.

Comment fonctionne une API concrètement ?

Le fonctionnement exact dépend de l’API utilisée, mais le principe général repose sur un échange entre une application qui formule une demande et une autre qui fournit une réponse.

Dans un scénario simple :

1. une application a besoin d’une information ou souhaite déclencher une action ;
2. elle envoie une requête à l’API du logiciel concerné ;
3. l’API vérifie notamment si cette requête est autorisée et correctement formulée ;
4. le logiciel traite la demande ;
5. une réponse est retournée à l’application à l’origine de la requête.

Cette réponse peut par exemple contenir des données, confirmer qu’une opération a été réalisée ou signaler qu’une erreur empêche son exécution.

Un échange défini à l’avance

Pour que deux systèmes puissent communiquer correctement, ils doivent respecter les règles prévues par l’API : informations demandées, format des données, méthode d’authentification, actions disponibles ou encore traitement des erreurs.

La documentation d’une API joue donc un rôle important. Elle précise aux développeurs comment interroger le service et quelles réponses peuvent être attendues.

API REST : un terme souvent rencontré

De nombreuses API utilisées sur le Web reposent sur HTTP et sont présentées comme des API REST ou RESTful.

REST correspond à un ensemble de principes d’architecture pour faire communiquer des systèmes. Il existe toutefois des différences entre une API HTTP et une architecture respectant strictement l’ensemble des contraintes REST.

Pour un décideur, il n’est pas nécessaire de maîtriser ces détails pour identifier un besoin métier. Nous consacrerons un contenu spécifique au fonctionnement et aux particularités des API REST.

À quoi sert une API dans une entreprise ?

Dans une entreprise, les informations sont rarement concentrées dans une seule application. Un CRM peut contenir les données commerciales, un ERP gérer une partie de l’activité, un LMS suivre des parcours de formation, tandis qu’un site Web ou un outil interne collecte d’autres informations.

Lorsque ces systèmes restent isolés, les équipes doivent parfois déplacer manuellement les données d’un outil vers un autre ou réaliser plusieurs fois la même opération.

Une API peut permettre de créer un échange structuré entre ces applications.

Éviter certaines doubles saisies

Lorsqu’une même information doit être renseignée dans plusieurs outils, une connexion entre les systèmes peut permettre de transmettre automatiquement certaines données.

Le bénéfice ne consiste pas uniquement à réduire les manipulations. Cela peut également limiter les écarts entre plusieurs bases qui contiennent théoriquement la même information mais qui ne sont pas mises à jour au même moment.

Synchroniser des informations

Une API peut être utilisée pour maintenir une cohérence entre différents outils.

Selon les besoins et les possibilités techniques, la synchronisation peut être réalisée immédiatement après une modification ou à intervalles définis.

Toutes les données n’ont cependant pas nécessairement besoin d’être synchronisées. Le projet doit d’abord déterminer quelles informations sont réellement utiles à chaque système.

Déclencher automatiquement des actions

L’échange ne se limite pas à la lecture de données.

Lorsqu’une API le permet, une application peut également déclencher une action dans une autre : créer un enregistrement, mettre à jour un statut, transmettre un document, ajouter un utilisateur ou lancer une étape d’un processus.

L’API devient alors l’un des composants possibles d’une automatisation plus large.

Construire une interface métier autour de plusieurs outils

Une application sur mesure peut également utiliser plusieurs API afin de rassembler des informations provenant de différents logiciels dans une même interface.

Un tableau de bord peut par exemple agréger certaines données utiles au pilotage sans obliger l’utilisateur à consulter successivement chaque outil.

Ce type de besoin s’inscrit directement dans une démarche de développement sur mesure et d’intégration avec les outils existants.

Exemples concrets d’utilisation d’une API

Les exemples suivants sont des scénarios génériques destinés à illustrer le fonctionnement d’une API. Ils ne correspondent pas nécessairement à des réalisations AMEGANET spécifiques.

Connecter un ERP et un CRM

Une entreprise peut disposer d’un outil de gestion pour son activité et d’un CRM utilisé par l’équipe commerciale.

Si les deux solutions proposent les interfaces nécessaires, une intégration peut par exemple permettre de transmettre certaines informations sur un client ou de faire remonter un changement de statut sans demander une nouvelle saisie manuelle.

L’objectif n’est pas nécessairement de copier l’intégralité des bases de données. Il faut déterminer précisément quelles informations doivent circuler, dans quel sens et à quel moment.

Relier un LMS à d’autres outils

Un organisme de formation peut utiliser un LMS pour gérer certains aspects de l’expérience d’apprentissage tout en disposant d’autres outils pour son activité.

Selon les possibilités des différentes plateformes, des API peuvent contribuer à faire circuler certaines informations entre ces systèmes ou alimenter des interfaces complémentaires.

Cette logique peut notamment créer des passerelles entre les besoins de Digital Learning et le développement d’outils ou de connecteurs spécifiques.

Faire communiquer un site Web et un logiciel métier

Un formulaire ou un espace utilisateur sur un site Web peut parfois devoir transmettre des informations vers un logiciel interne.

Dans ce cas, une API peut servir d’interface entre le site et l’outil métier, sous réserve que les fonctionnalités nécessaires soient disponibles et que les échanges soient sécurisés.

Le besoin doit idéalement être anticipé lors de la conception du site Web afin d’intégrer correctement la connexion dans l’architecture globale du projet.

Alimenter un tableau de bord

Un tableau de bord interne peut récupérer des données issues de plusieurs sources afin de les regrouper dans une interface adaptée aux besoins des équipes.

L’API constitue alors un moyen d’accéder aux informations nécessaires sans intervenir directement dans chaque application source.

Une API est-elle toujours la meilleure solution ?

Non. La présence d’une API ne signifie pas automatiquement qu’elle doit être utilisée, et un besoin d’échange entre deux logiciels ne conduit pas nécessairement au développement d’une nouvelle API.

Le choix dépend notamment :

• des possibilités déjà proposées par les logiciels ;
• du volume et de la fréquence des échanges ;
• du niveau d’automatisation réellement nécessaire ;
• de la sensibilité des données ;
• des règles métier à appliquer ;
• des coûts de conception et de maintenance ;
• de la capacité des solutions à évoluer dans le temps.

Utiliser une API existante

Lorsqu’un logiciel dispose déjà d’une API répondant au besoin, il peut être préférable de l’utiliser plutôt que de chercher à développer une nouvelle interface.

Il faut toutefois vérifier que les données et les opérations nécessaires sont réellement accessibles. La simple mention « API disponible » ne garantit pas que toutes les fonctionnalités du logiciel peuvent être pilotées de l’extérieur.

Créer une interface spécifique

Dans d’autres situations, une application développée sur mesure peut avoir besoin d’exposer ses propres données ou fonctionnalités pour communiquer avec plusieurs systèmes.

La création d’une API devient alors une composante du développement global.

Conserver un processus plus simple

Pour un échange très ponctuel, un mécanisme d’import/export correctement conçu peut parfois être plus pertinent qu’une intégration permanente.

La bonne question n’est donc pas « comment ajouter une API ? », mais plutôt :

API, connecteur et import/export : quelles différences ?

Ces termes sont parfois utilisés comme s’ils désignaient la même chose. Ils correspondent pourtant à des niveaux différents du projet.

L’API

L’API fournit les règles et les points d’accès permettant à un autre système d’utiliser certaines données ou fonctionnalités.

Elle rend l’échange possible, mais elle ne constitue pas nécessairement à elle seule l’intégration entre deux logiciels.

Le connecteur

Un connecteur est généralement développé ou configuré pour relier concrètement deux systèmes.

Il peut utiliser les API disponibles, transformer certaines données, appliquer des règles métier et gérer la circulation des informations d’un logiciel vers l’autre.

L’import/export

Un import/export repose généralement sur la production puis la lecture d’un fichier, par exemple pour transférer périodiquement des données entre deux applications.

Cette méthode peut être suffisante dans certains contextes, mais elle est moins adaptée lorsqu’un échange fréquent ou automatisé est nécessaire.

Ces solutions peuvent être complémentaires

Une entreprise peut parfaitement utiliser des API pour certains flux automatisés et conserver des imports ou exports pour d’autres traitements plus occasionnels.

La conception doit dépendre des usages réels plutôt que de la volonté d’utiliser systématiquement la technologie la plus complexe.

Quels points vérifier avant de connecter deux logiciels ?

Un projet d’intégration ne commence pas par l’écriture du code. Une phase d’analyse permet d’abord de vérifier que le besoin est suffisamment clair et techniquement réalisable.

1. Identifier les applications concernées

Il faut dresser la liste des outils qui doivent communiquer et comprendre leur rôle dans le processus actuel.

Cela permet notamment d’éviter de créer un nouvel échange alors que l’information recherchée existe déjà dans une autre source plus pertinente.

2. Déterminer les données à échanger

Il est rarement nécessaire de synchroniser toutes les données disponibles.

Le projet doit identifier précisément :

• quelles informations doivent être transmises ;
• dans quel sens elles circulent ;
• quel système constitue la référence pour chaque donnée ;
• à quel moment la synchronisation doit avoir lieu ;
• ce qui doit se passer lorsqu’une donnée est absente ou incorrecte.

3. Vérifier les possibilités techniques des logiciels

Certains outils disposent d’une documentation API très complète. D’autres proposent seulement quelques fonctionnalités ou imposent des restrictions particulières.

Il faut également contrôler les mécanismes d’authentification, les éventuelles limites d’utilisation et les conditions d’accès aux données nécessaires.

4. Définir les règles métier

Deux logiciels peuvent parfaitement échanger des informations tout en nécessitant des règles spécifiques entre les deux.

Par exemple, toutes les modifications réalisées dans un premier outil ne doivent pas nécessairement être répercutées dans le second.

Ces règles métier sont souvent aussi importantes que la connexion technique elle-même.

5. Prévoir la gestion des erreurs

Une intégration doit également prévoir ce qui se passe lorsqu’une application ne répond pas, qu’une donnée est invalide ou qu’une opération ne peut pas être réalisée.

La journalisation des échanges et la possibilité d’identifier les erreurs facilitent ensuite le suivi et la maintenance.

6. Intégrer la sécurité dès la conception

Une API peut manipuler des informations sensibles ou permettre de déclencher des actions importantes.

Les droits d’accès, l’authentification, les données exposées et la configuration de l’interface doivent donc être étudiés dès la conception et pas uniquement après le développement.

API et développement sur mesure : deux sujets souvent complémentaires

Une API constitue rarement une finalité en elle-même. Dans un projet métier, elle peut faire partie d’une solution plus large associant plusieurs composants.

Par exemple, une application Web sur mesure peut :

• récupérer certaines données d’un ERP ;
• les compléter avec des informations issues d’un autre logiciel ;
• appliquer des règles propres à l’entreprise ;
• présenter les informations dans une interface adaptée aux utilisateurs ;
• renvoyer ensuite certaines données vers les applications d’origine.

Les API et les connecteurs deviennent alors les moyens permettant aux différentes briques du système de communiquer.

AMEGANET accompagne les entreprises et organisations dans la conception d’applications Web, outils métier, API, connecteurs et automatisations adaptés à leurs besoins et capables, lorsque les solutions concernées le permettent, de s’intégrer à leurs outils existants.

Partir du problème plutôt que de la technologie

Un besoin peut par exemple être formulé ainsi :

• « nos équipes saisissent deux fois les mêmes informations » ;
• « notre logiciel contient les données mais nous ne pouvons pas les exploiter comme nous le souhaitons » ;
• « plusieurs applications doivent être consultées pour suivre une même activité » ;
• « nous voulons déclencher automatiquement une action lorsqu’un statut change » ;
• « notre outil existant doit communiquer avec une nouvelle application ».

À partir de ce constat, l’analyse permet de déterminer si la réponse passe par une API, un connecteur, une automatisation, un développement spécifique ou une combinaison de plusieurs solutions.

Pour aller plus loin sur le développement sur mesure

Cette introduction aux API constitue le premier niveau du nouveau parcours éditorial consacré aux échanges entre applications et aux outils métier.

Selon votre besoin, vous pouvez également consulter :

• Développement sur mesure & API : découvrez l’accompagnement AMEGANET pour les applications Web, outils métier, connecteurs et automatisations.
• Digital Learning : découvrez les solutions et contenus numériques de formation proposés par AMEGANET.
• Création de sites Web : préparez un projet Web pouvant, lorsque cela est nécessaire, s’intégrer à votre environnement digital.

Ce cocon sera progressivement complété par des contenus consacrés à l’intégration d’API, aux API REST, aux connecteurs, à la synchronisation des données et à l’automatisation des processus.

Quand envisager un projet API ?

Une API devient particulièrement intéressante lorsqu’un processus nécessite des échanges réguliers entre plusieurs applications et que les manipulations manuelles commencent à limiter le fonctionnement des équipes.

Elle peut permettre de faire circuler certaines données, de déclencher des actions ou d’intégrer plusieurs outils dans une solution métier plus cohérente.

Mais le choix d’une API doit rester la conséquence d’un besoin clairement identifié. Avant de développer une nouvelle interface ou un connecteur, il faut vérifier les possibilités des logiciels existants, déterminer précisément les informations à échanger et définir les règles du processus.

Cette phase d’analyse permet de choisir une solution adaptée sans complexifier inutilement le système d’information.