Un workflow d’automatisation permet d’enchaîner plusieurs actions selon des règles définies : récupérer une information, vérifier une condition, mettre à jour un autre logiciel, créer un élément ou déclencher une nouvelle étape.
Il devient particulièrement utile lorsque plusieurs outils participent au même processus et que les utilisateurs doivent encore effectuer manuellement des opérations répétitives pour faire circuler les informations.
Automatiser un workflow ne consiste toutefois pas à supprimer toute intervention humaine. Il faut d’abord comprendre le processus, définir les événements qui déclenchent les actions et prévoir ce qui doit se produire lorsque certaines conditions ne sont pas remplies.
Qu’est-ce qu’un workflow d’automatisation ?
Un workflow correspond à une succession d’étapes nécessaires pour réaliser une opération ou faire avancer un processus.
Dans un environnement numérique, ces étapes peuvent impliquer plusieurs utilisateurs, plusieurs logiciels et différentes données.
L’automatisation consiste à déclencher certaines de ces opérations sans demander à un utilisateur de les reproduire manuellement à chaque occurrence.
Un enchaînement basé sur des événements et des règles
Un workflow automatisé peut commencer lorsqu’un événement précis se produit.
Il peut par exemple s’agir de la création d’un enregistrement, d’un changement de statut, de la réception d’une information ou de la validation d’une étape.
Le système applique ensuite les règles prévues pour déterminer les actions suivantes.
Comment fonctionne un workflow automatisé ?
La plupart des workflows peuvent être décrits à partir de quelques éléments simples : un déclencheur, des données, des conditions et des actions.
1. Un événement déclenche le processus
Le workflow commence lorsqu’une situation définie se produit.
Il peut s’agir par exemple d’un nouveau formulaire envoyé, d’une modification dans un logiciel ou d’une étape validée par un utilisateur.
2. Les informations nécessaires sont récupérées
Le système collecte ensuite les données nécessaires pour poursuivre le traitement.
Ces informations peuvent provenir du logiciel à l’origine du workflow ou d’une autre application connectée.
3. Des conditions sont vérifiées
Toutes les situations ne doivent pas nécessairement déclencher la même action.
Une règle peut donc vérifier un statut, une valeur, une catégorie ou une autre information avant de poursuivre le processus.
4. Une ou plusieurs actions sont exécutées
Selon le résultat des conditions, le workflow peut créer ou modifier une donnée, transmettre une information, déclencher une notification ou demander une intervention humaine.
Dans quels cas automatiser un workflow ?
L’automatisation devient particulièrement intéressante lorsque certaines étapes sont répétitives, clairement définies et réalisées de manière régulière.
Les mêmes données doivent être transférées entre plusieurs outils
Lorsqu’une information existe déjà dans une application mais doit ensuite être ressaisie dans une autre, un workflow peut permettre d’organiser sa transmission lorsque les interfaces disponibles le permettent.
Un changement de statut doit déclencher une action
Le passage d’un dossier d’un état à un autre peut nécessiter une opération complémentaire : mise à jour d’un autre logiciel, création d’une tâche ou transmission d’une information.
Plusieurs étapes doivent toujours être réalisées dans le même ordre
Certains processus suivent une séquence relativement stable.
Une automatisation peut alors prendre en charge les opérations prévisibles tout en laissant aux utilisateurs les décisions qui nécessitent réellement leur intervention.
Des contrôles simples doivent être effectués avant une action
Un workflow peut également vérifier qu’une information est présente ou qu’une condition est remplie avant de poursuivre le traitement.
Comment faire circuler les actions entre plusieurs outils ?
Un workflow peut rester à l’intérieur d’un seul logiciel, mais il devient souvent plus intéressant lorsque plusieurs applications participent au même processus.
Un outil peut par exemple fournir l’événement déclencheur, un second contenir certaines données nécessaires et un troisième recevoir le résultat du traitement.
Définir le rôle de chaque logiciel
Avant de connecter les systèmes, il faut déterminer quelle application est responsable de chaque information et quelle opération doit être réalisée dans chaque outil.
Cette répartition évite qu’une même donnée soit modifiée simultanément dans plusieurs endroits sans règle claire.
Identifier le système de référence
Lorsqu’une information existe dans plusieurs logiciels, il est utile de définir lequel constitue la source principale.
Les autres outils peuvent ensuite être mis à jour à partir de cette référence selon les règles du workflow.
Limiter les échanges aux données réellement nécessaires
Connecter plusieurs applications ne signifie pas nécessairement synchroniser l’ensemble de leurs contenus.
Il est souvent préférable de transmettre uniquement les informations utiles au processus concerné.
Ce type de projet peut s’inscrire dans une démarche d’intégration API lorsque plusieurs applications doivent échanger automatiquement des données ou des actions.
Quelles règles faut-il définir avant d’automatiser ?
Une automatisation fiable repose d’abord sur des règles métier suffisamment claires.
Quel événement démarre le workflow ?
Il faut identifier précisément ce qui déclenche le processus afin d’éviter les actions répétées ou lancées au mauvais moment.
Quelles conditions doivent être vérifiées ?
Selon la situation, certaines informations peuvent déterminer si le workflow doit continuer, prendre une autre direction ou attendre une validation.
Quelles actions doivent être réalisées ?
Chaque étape doit être définie : donnée à créer, champ à modifier, information à transmettre ou action à demander à un utilisateur.
Quand une intervention humaine reste-t-elle nécessaire ?
Certaines décisions nécessitent une appréciation métier et ne doivent pas être remplacées par une règle automatique uniquement parce qu’elles sont techniquement automatisables.
Quel rôle jouent les API et les connecteurs ?
Lorsque le workflow implique plusieurs applications, il faut disposer d’un moyen permettant aux différents systèmes de communiquer.
L’API fournit les possibilités d’échange
Une API peut permettre à une application externe de lire certaines données ou de déclencher certaines opérations dans un logiciel.
Pour comprendre son rôle, consultez notre article Qu’est-ce qu’une API et dans quels cas l’utiliser en entreprise ?.
Le connecteur adapte les échanges au besoin
Lorsque les données ou les règles des deux applications ne correspondent pas directement, un connecteur peut être nécessaire pour organiser les transformations et les actions attendues.
Le workflow définit alors la logique du processus tandis que les interfaces techniques permettent aux systèmes d’exécuter les échanges nécessaires.
Pour approfondir la connexion entre plusieurs logiciels, consultez également notre article Intégration API : comment faire communiquer deux applications ?.
Comment gérer les erreurs et les exceptions ?
Un workflow ne doit pas être conçu uniquement pour le scénario dans lequel toutes les étapes fonctionnent parfaitement.
Les indisponibilités, informations manquantes ou données inattendues doivent également être prévues.
Une donnée obligatoire est absente
Le workflow doit savoir s’il doit interrompre le traitement, demander une correction ou poursuivre avec une autre règle.
Une application ne répond pas
Lorsqu’un service externe est temporairement indisponible, le comportement attendu doit être défini : nouvelle tentative, mise en attente ou remontée d’une erreur.
Une action est déclenchée plusieurs fois
Certains événements peuvent être reçus ou traités plus d’une fois.
Le système doit alors éviter, lorsque le contexte l’exige, de créer inutilement plusieurs fois la même information.
Un traitement nécessite une vérification humaine
Une automatisation peut également s’arrêter volontairement à une étape pour demander la validation d’un utilisateur avant de poursuivre.
Faut-il tout automatiser ?
Non. Une tâche automatisable n’est pas nécessairement une tâche qu’il est pertinent d’automatiser.
Le développement et la maintenance d’un workflow ont eux-mêmes un coût et nécessitent que le processus soit suffisamment compris et stable.
Éviter d’automatiser un processus mal défini
Si les règles changent constamment ou ne sont pas partagées par les utilisateurs, leur automatisation peut simplement rendre le problème plus difficile à identifier.
Conserver les décisions humaines utiles
Certaines étapes reposent sur une analyse, un contexte ou une décision qui ne peut pas être réduite à une règle simple.
Automatiser progressivement
Il peut être pertinent de commencer par les opérations les plus répétitives et les mieux définies avant d’étendre progressivement le workflow.
Lorsque le besoin nécessite également une interface dédiée permettant aux utilisateurs de suivre ou piloter le processus, il peut être pertinent d’étudier un logiciel métier sur mesure.
Questions fréquentes sur les workflows d’automatisation
Quelle différence entre workflow et automatisation ?
Un workflow décrit l’enchaînement des différentes étapes d’un processus. L’automatisation consiste à exécuter automatiquement certaines de ces étapes lorsque les règles prévues sont réunies.
Un workflow peut-il utiliser plusieurs logiciels ?
Oui, lorsque les applications concernées disposent des possibilités techniques permettant d’échanger les informations ou de déclencher les actions nécessaires.
Faut-il une API pour automatiser un workflow ?
Pas systématiquement. Cela dépend des interfaces et mécanismes proposés par chaque logiciel. Une API constitue néanmoins un moyen fréquent de permettre à plusieurs applications de communiquer.
Peut-on garder une validation humaine dans un workflow automatisé ?
Oui. Une automatisation peut prendre en charge certaines opérations puis attendre l’intervention ou la validation d’un utilisateur avant de poursuivre.
Comment savoir si un processus mérite d’être automatisé ?
Il faut notamment vérifier sa fréquence, sa stabilité, le nombre de manipulations réalisées, les règles à appliquer et la valeur réelle apportée par l’automatisation.
Pour aller plus loin sur l’automatisation et les intégrations
Plusieurs ressources AMEGANET permettent d’approfondir ces sujets :
- Intégration API : découvrez comment connecter vos logiciels, synchroniser des données et automatiser certains échanges.
- Intégration API : comment faire communiquer deux applications ? : les étapes et les points à vérifier avant de relier plusieurs outils.
- Qu’est-ce qu’une API ? : comprendre le rôle des API dans les échanges entre logiciels.
- Développement sur mesure & API : découvrez les solutions AMEGANET autour des outils métier, API, connecteurs et automatisations.
Quand passer au projet d’automatisation ?
Un workflow d’automatisation mérite d’être étudié lorsqu’un processus repose sur des étapes répétitives, des règles relativement stables et des échanges réguliers entre plusieurs outils.
La première étape consiste à décrire le fonctionnement actuel : événement de départ, données utilisées, décisions prises, opérations réalisées et exceptions rencontrées.
Cette analyse permet ensuite de déterminer ce qui peut réellement être automatisé, les applications à connecter et les étapes qui doivent rester sous le contrôle des utilisateurs.
Si votre projet nécessite de faire circuler automatiquement des données ou des actions entre plusieurs logiciels, découvrez notre accompagnement en intégration API.
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AMEGANET peut étudier votre processus, les applications concernées et les règles métier afin de déterminer la solution adaptée : automatisation, API, connecteur ou développement complémentaire.
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