Connecter un LMS à d’autres outils : API, synchronisation et automatisation

Pourquoi connecter un LMS à d’autres outils ?

Une plateforme de formation peut faire partie d’un environnement numérique plus large.

Les informations nécessaires au dispositif peuvent déjà exister dans d’autres systèmes : collaborateurs dans un outil RH, clients dans un CRM, organismes ou dossiers dans un outil métier, comptes utilisateurs dans un annuaire ou inscriptions depuis un site Web.

Sans connexion entre ces solutions, les équipes peuvent être amenées à saisir ou transférer manuellement certaines informations.

Éviter les doubles saisies

Lorsqu’un utilisateur existe déjà dans un autre logiciel, il peut être inutile de ressaisir manuellement l’ensemble de ses informations dans la plateforme de formation si les outils permettent un échange adapté.

Maintenir certaines données cohérentes

Une modification effectuée dans le système de référence peut parfois être répercutée dans le LMS : nom, adresse e-mail, organisation, rôle ou autre information utile au dispositif.

Automatiser certaines opérations

Selon les possibilités techniques, une action dans un autre logiciel peut déclencher une opération liée au LMS : création d’un compte, inscription à une formation ou changement de statut, par exemple.

Ces exemples illustrent des possibilités générales. Leur faisabilité dépend toujours des fonctionnalités réellement proposées par les outils concernés.

Quels outils peuvent communiquer avec un LMS ?

Le contexte dépend fortement de l’organisation et des logiciels déjà utilisés.

Un LMS peut notamment avoir besoin d’échanger avec :

• un CRM ;
• un ERP ;
• un outil métier ;
• un logiciel RH ;
• un site Web ;
• un annuaire utilisateurs ;
• une application interne ;
• un outil de reporting ;
• d’autres services participant au parcours de formation.

CRM et LMS

Dans certains dispositifs, les informations relatives aux clients, contacts ou organisations sont déjà gérées dans un CRM.

Une intégration peut alors éviter de recréer manuellement certaines données dans l’environnement de formation.

ERP ou outil métier et LMS

Un processus métier peut également déterminer qui doit accéder à une formation ou à quel moment une action doit être déclenchée.

Une connexion peut alors permettre au dispositif de formation de s’insérer dans ce processus plus global.

Site Web et LMS

Un site Internet peut servir de point d’entrée pour une demande, une inscription ou un autre parcours qui doit ensuite se poursuivre dans l’environnement de formation.

Dans ce type de projet, il est nécessaire de définir clairement le rôle de chaque système.

Quelles données peut-on synchroniser avec un LMS ?

Tout dépend des fonctionnalités disponibles dans le LMS et dans les autres outils.

Les données susceptibles d’être échangées peuvent notamment concerner :

• les utilisateurs ;
• leurs coordonnées ;
• leur organisation ;
• leurs rôles ;
• les inscriptions ;
• les formations ;
• certains statuts ;
• certaines informations de progression ;
• les résultats disponibles selon le dispositif ;
• d’autres données nécessaires au processus.

Tout ce qui existe dans le LMS n’est pas nécessairement accessible

Une donnée visible dans l’interface d’une plateforme n’est pas automatiquement disponible depuis son API.

Il faut donc vérifier précisément :

• les informations accessibles ;
• les informations modifiables ;
• les opérations autorisées ;
• les droits nécessaires ;
• les éventuelles limites techniques ou contractuelles.

Quel rôle joue l’API du LMS ?

Une API permet à une application d’effectuer certaines opérations sur une autre application de manière structurée.

Dans le cas d’un LMS, elle peut par exemple permettre, lorsque la plateforme le prévoit, de consulter ou modifier certaines données sans passer manuellement par l’interface utilisateur.

L’API définit ce qui est techniquement possible

Sa documentation permet notamment de savoir :

• quelles ressources sont disponibles ;
• quelles opérations sont autorisées ;
• comment s’authentifier ;
• quels formats de données sont attendus ;
• quelles erreurs peuvent être retournées ;
• quelles limitations doivent être respectées.

Si vous souhaitez comprendre cette notion avant d’aller plus loin, consultez notre article Qu’est-ce qu’une API et dans quels cas l’utiliser en entreprise ?.

Une API ne crée pas automatiquement l’intégration

La présence d’une API signifie qu’un échange est potentiellement possible.

Il reste ensuite à développer ou configurer la logique permettant de transformer les données, appliquer les règles métier et gérer les différents scénarios.

API, connecteur ou automatisation : quelle différence ?

Ces termes sont liés mais ne désignent pas exactement la même chose.

API

L’API fournit les moyens techniques permettant à une application d’interagir avec une autre.

Connecteur

Un connecteur utilise généralement les possibilités offertes par les applications afin d’organiser leurs échanges.

Il peut notamment adapter les formats de données ou faire correspondre les informations entre deux systèmes.

Automatisation

L’automatisation correspond davantage à la logique qui détermine quand une action doit être déclenchée et ce qui doit ensuite se produire.

Un même projet peut donc associer les trois :

API → connecteur → règles d’automatisation.

Notre article consacré à l’intégration API entre plusieurs applications explique plus précisément cette architecture.

Déterminer quel système constitue la référence

Lorsqu’une même information existe dans plusieurs applications, il faut éviter que chacune puisse la modifier indépendamment sans règle précise.

Identifier la source de chaque donnée

Pour chaque information importante, demandez-vous :

• où est-elle créée ?
• qui peut la modifier ?
• quel logiciel doit être considéré comme la référence ?
• quels autres systèmes doivent uniquement la recevoir ?

Un exemple générique

Si les collaborateurs sont administrés dans un logiciel RH, ce système peut rester la source des informations d’identité.

Le LMS peut alors recevoir les données nécessaires à la formation sans devenir lui-même le système principal dans lequel les collaborateurs sont administrés.

Ce principe réduit le risque de disposer de plusieurs versions différentes d’une même information.

Synchroniser les utilisateurs du LMS

La gestion des utilisateurs constitue souvent l’un des premiers besoins d’interconnexion.

Création des comptes

Lorsqu’un nouvel utilisateur apparaît dans un système de référence, une intégration peut éventuellement déclencher sa création dans le LMS.

Mise à jour

Certaines informations peuvent être synchronisées lorsque leur valeur évolue dans le système source.

Désactivation

Le départ d’un collaborateur ou la fin d’une relation avec un utilisateur peut également nécessiter une gestion particulière de son accès.

Attention aux identifiants

La correspondance entre les comptes doit être fiable.

Une simple comparaison sur le nom et le prénom peut par exemple être insuffisante lorsque plusieurs personnes possèdent des informations similaires.

Il est donc préférable de disposer d’un identifiant stable permettant de rapprocher les utilisateurs entre les différents systèmes.

Échanger les données liées aux formations

Une intégration peut également concerner les informations directement liées aux formations.

Inscriptions

Un processus externe peut éventuellement déterminer qu’un utilisateur doit être inscrit à un parcours ou à une formation donnée.

Progression

Selon les capacités techniques de la plateforme, certaines informations de progression peuvent parfois être récupérées par un autre système.

Résultats

Dans certains dispositifs, des résultats ou statuts peuvent également avoir besoin d’être utilisés ailleurs.

Ne synchroniser que ce qui est utile

Il n’est généralement pas nécessaire de recopier toutes les données du LMS dans un second système.

Il vaut mieux identifier précisément les informations nécessaires au processus métier ou pédagogique.

Automatiser certaines étapes autour du LMS

L’intégration peut servir de base à des automatisations plus larges.

Selon les possibilités des outils concernés, un événement peut déclencher une série d’actions.

Exemple générique de workflow

Un utilisateur est créé dans un système de référence :

1. ses informations sont transmises au dispositif concerné ;
2. son compte est créé lorsque les conditions sont remplies ;
3. un parcours ou un groupe lui est éventuellement attribué ;
4. le résultat de l’opération est enregistré ;
5. une intervention est prévue si une erreur empêche le traitement.

Ce scénario est volontairement générique et ne représente pas une réalisation client précise d’AMEGANET.

Ne pas automatiser un processus mal défini

Les règles doivent être suffisamment claires avant leur automatisation.

Si de nombreuses exceptions sont actuellement traitées au cas par cas, il peut être préférable de commencer par formaliser le fonctionnement.

Notre article sur l’automatisation des processus métier détaille cette méthode.

Prévoir les erreurs, les droits et la sécurité

Une intégration LMS doit être conçue en tenant compte des situations dans lesquelles les échanges ne fonctionnent pas comme prévu.

Gérer les erreurs

Une donnée peut être incomplète, un service temporairement indisponible ou une opération refusée.

Il faut alors déterminer :

• comment détecter l’erreur ;
• si une nouvelle tentative est possible ;
• comment éviter les doublons ;
• qui doit être informé ;
• comment reprendre le traitement.

Limiter les droits

Une intégration doit disposer uniquement des autorisations dont elle a besoin.

Un connecteur chargé de lire certaines informations n’a pas nécessairement besoin de disposer d’un accès permettant de supprimer des utilisateurs ou de modifier l’ensemble de la plateforme.

Protéger les informations sensibles

Clés API, identifiants, jetons d’accès et autres secrets techniques doivent être protégés et ne pas être exposés inutilement.

Prendre en compte les données personnelles

Les données transmises entre les outils doivent correspondre au besoin réel du dispositif.

Il n’est pas nécessaire de synchroniser des informations uniquement parce qu’elles sont disponibles techniquement.

Comment cadrer une intégration entre un LMS et d’autres outils ?

Avant de parler de développement, commencez par représenter le parcours réel des données.

1. Inventorier les applications

Identifiez le LMS et tous les systèmes susceptibles d’intervenir dans le processus.

2. Lister les données à échanger

Pour chacune d’elles, indiquez :

• le système source ;
• le système destinataire ;
• le moment de l’échange ;
• le sens de circulation ;
• les règles éventuelles.

3. Définir les identifiants

Précisez comment un même utilisateur ou une même donnée sera reconnu dans plusieurs systèmes.

4. Examiner les possibilités des API

La documentation doit être vérifiée avant de considérer une fonctionnalité comme réalisable.

5. Définir les exceptions

Que doit-il se produire si l’utilisateur existe déjà, si une donnée manque ou si l’API est momentanément indisponible ?

6. Définir les responsabilités

Déterminez qui administre chaque système et qui doit pouvoir intervenir lorsqu’une synchronisation rencontre un problème.

7. Prévoir les évolutions

Les logiciels et leurs API peuvent évoluer. La maintenance de l’intégration doit donc être envisagée dès sa conception.

Digital Learning et intégration technique : deux dimensions complémentaires

Un projet de formation numérique peut associer plusieurs problématiques : conception des contenus pédagogiques, diffusion, gestion des utilisateurs et échanges avec les outils de l’organisation.

AMEGANET intervient notamment sur la conception de contenus Digital Learning et de modules e-learning interactifs.

Lorsque le besoin porte sur la communication entre différentes applications, l’univers Développement sur mesure & API permet d’étudier les possibilités d’intégration, de connecteurs et d’automatisation.

La gestion de la plateforme LMS elle-même constitue un sujet distinct. Selon le dispositif, elle peut relever de l’éditeur de la plateforme ou d’un partenaire spécialisé.

Pour approfondir votre projet Digital Learning et vos intégrations

Plusieurs ressources AMEGANET peuvent compléter cette réflexion :

• Digital Learning : découvrez l’accompagnement AMEGANET pour la conception de contenus pédagogiques numériques.
• Module e-learning interactif : découvrez comment structurer un contenu autour des objectifs pédagogiques et des apprenants.
• Qu’est-ce qu’une API ? : comprenez le principe général des échanges entre logiciels.
• Intégration API : apprenez à cadrer la connexion entre plusieurs applications.
• Automatisation des processus métier : formalisez les règles avant d’automatiser certaines étapes.
• Développement sur mesure & API : découvrez les solutions d’intégration, connecteurs et automatisations proposées par AMEGANET.

Connecter le LMS uniquement lorsque l’échange apporte une vraie valeur

L’interconnexion d’un LMS avec un CRM, un ERP ou un outil métier peut simplifier certains processus et réduire des opérations manuelles.

La présence d’une API ne suffit toutefois pas à définir l’intégration. Le projet doit préciser les données à échanger, leur source de référence, le moment des synchronisations, les droits nécessaires et les scénarios d’erreur.

Il est également inutile de synchroniser toutes les informations disponibles. Une intégration efficace doit se concentrer sur les échanges réellement nécessaires au fonctionnement du dispositif.

Cette approche permet d’intégrer la formation numérique dans l’environnement existant sans créer inutilement de nouvelles sources de données ou de nouvelles procédures.